Ben Jij In Controle Over Je Dag? Of Houdt Je Dag Jou In De Hand?

 
Een bos met veel grond waarvan enkele bomen in brand staan met rook op de achtergrond.
 

Ben jij in controle over je dag? Of houdt je dag jou in de hand? 

Wat is het verschil en hoe kan je het weten?

Het begint met je mindset: hoe je denkt en wat je doet de hele dag door. Wanneer je in een reactieve modus bent, heeft je dag jou in de hand. Een proactieve aanpak zet jou achter het stuur.

Neem nu dit voorbeeld: er is een bosbrand en de brandweer is al ter plaatse.

Met een reactieve mindset beginnen ze onmiddellijk en tevergeefs te blussen. Het vuur verspreidt zich namelijk sneller dan ze kunnen blussen. Ze lopen achter het vuur aan.

Met een proactieve mindset nemen ze even de tijd om de situatie te bekijken. Ze besluiten om enkele delen van het bos zelf en gecontroleerd af te branden om zo te voorkomen dat het vuur zich verder verspreidt.

Hetzelfde geldt voor jouw dag: achtervolg jij je dag, net zoals de reactieve brandweermannen de bosbrand achtervolgen, of ben je proactief en neem je maatregelen om je dag zélf te sturen?

De reactieve mindset

Reactief betekent dat je reageert op wat er rond je gebeurt. Een voorbeeld: als de bel gaat,
reageer jij en doe je wellicht de deur open. Je bent reactief. In de meeste gevallen is dit goed. Denk maar aan een auto die op je afkomt... je reageert zonder na te denken en springt uit de weg.

Het wordt pas een probleem wanneer je je volledige dag op een reactieve wijze benadert. Dan verlies je namelijk controle, want je loopt van het één naar het ander.

“When you react, you let others control you. When you respond, you are in control.” 
― Bohdi Sanders


Denk maar aan wanneer er een email in je inbox toekomt en je het onmiddellijk opent. Je stopt wat je doet en richt je aandacht op een nieuwe taak.

Of wanneer de telefoon gaat en je stopt met je huidig werk, neemt de telefoon op en realiseert dat het een verkoper is. Nu wordt je kostbare tijd ingepalmd door een verkoopsgesprek. Zelfs wanneer je onmiddellijk het gesprek beëindigt: het is te laat. Je flow is verstoord en je aandacht is weg. Je was reactief.

We kunnen er niet omheen: wij als mensen zijn van nature reactief. Anders hadden we het namelijk nooit zo ver geschopt. Zie je ons overleven in de jungle met wilde beesten zonder te reageren op onverwachtse gebeurtenissen? Waarschijnlijk niet. Reactiviteit hield, en houdt, ons in leven. Onze samenleving is echter geen jungle meer. Wilde beesten zijn vervangen door electronica: smartphones, computers, televisie en reclame. Noem maar op.

Een reactieve mindset in een wereld vol met prikkels zorgt ervoor dat je afgeleid wordt: je werk leidt eronder, je productiviteit gaat achteruit en je krijgt minder gedaan. Stresserend, toch?

Controle over je dag

We kunnen onze instincten niet veranderen. Reactiviteit zal steeds in ons zitten. Wat we wél kunnen is bewust actie ondernemen en de controle terug in handen nemen.

De mate waarin je dagelijks reactief bent wordt sterk beïnvloed door je planning, het aantal afleidingen (en stoorzenders) en hoe je je dag onder handen neemt.  Alhoewel we nooit volledig kunnen voorspellen wat er zal gebeuren, is het wel mogelijk om bepaalde systemen, structuren en tools aan je dag toe te voegen om zo goed mogelijk voorbereid te zijn.

"You can't predict the future, but you can plan for it." 
― Saji Ijiyemi


Verminder je beslissingen

Elke keer dat je voor een keuze staat en er een beslissing te maken valt, gebruik je willpowerJe reservoir aan willpower is beperkt: hoe meer beslissingen je maakt, hoe leger het reservoir geraakt. Hoe leger het reservoir, hoe moeilijker het wordt om afleidingen te weerstaan. Denk maar aan chocolade weerstaan aan het begin van je dag versus laat in de avond. (Alhoewel verschillende zaken je willpower positief kunnen beïnvloeden en het weerstaan van bepaalde afleidingen door repetitie eenvoudiger wordt, zijn onderzoekers het nog niet volledig eens over verschillende aspecten van willpower).

Om zoveel mogelijk energie te besparen en niet reactief door je dag te gaan, wil je overbodige beslissingen vermijden.

Denk maar aan een email die toekomt en je krijgt een notificatie. Je hebt een keuze te maken: nu bekijken of later bekijken. Indien je de email onmiddellijk opent, ben je reactief. Je stopt namelijk wat je aan het doen bent om de email te bekijken. Afhankelijk van wat er in de email staat, heb je wellicht ná het lezen meer beslissingen te maken. Als je de verleiding weerstaat en jezelf overtuigt om de email later te bekijken, is je huidige taak toch al doorbroken en een portie van je aandacht verloren. Een lose-lose situatie dus.

Plan tijdsblokken in

Door momenten in je dag in te plannen waarin je bepaalde taken afhandelt, kan je je dag beter te lijf gaan. Denk maar aan het inplannen van email op twee (of meerdere) ogenblikken, bijvoorbeeld om 11u en 17u. Enerzijds kan je zo je email tot deze uren beperken waardoor je doorheen de dag minder afgeleid wordt door binnenkomende emails. Anderzijds krijg je nog steeds de belangrijkste emails afgehandeld.

Een tweede voorbeeld is het voorzien van tijdsblokken waarin je enkel op één taak focust. Zo plan je tijdsblokken in om specifiek werk af te handelen. Heb je specifiek papierwerk af te handelen? Opvolgen met klanten? Ander creatief werk dat moet gebeuren? Wat het ook is, je kan het steeds in een tijdsblok indelen en zo overbodige afleidingen vermijden.

“You will never reach your destination if you stop and throw stones at every dog that barks.” 
― Winston S. Churchill

Gebruik tools 

Daarnaast kan je bepaalde tools gebruiken om afleidingen nog meer te beperken. Door afleidingen volledig weg te nemen, hoef je deze ook niet meer te weerstaan.

Enkele tools om afleidingen te beperken:

Deze apps staan je toe om bepaalde websites (op je computer) en bepaalde applicaties (op je smartphone) te blokkeren gedurende bepaalde uren. Zo krijg je geen ongewenste notificaties, meldingen, emails of telefoontjes wanneer je gefocust aan het werk bent.

“Maar wat als er een noodgeval is?”

Deze zorg is begrijpelijk, maar stel jezelf eens de vraag: wat is een noodgeval? Je schoonmoeder die belt met een vraag, hoeft dit écht tijdens de werkuren afgehandeld worden of kan je vanavond terugbellen? Hetzelfde geldt voor emails: hoeft elke email binnen het uur beantwoord worden?

In het geval van noodgevallen: je kan steeds uitzonderingen aan deze apps toevoegen (bijvoorbeeld bepaalde telefoonnummers die wel toegelaten worden). Zorg er dan wel voor dat de persoon in kwestie enkel belt voor echte noodgevallen.

Emails offline beantwoorden

Een andere tip is om je emails offline te beantwoorden, tenzij je onmiddellijk antwoord wilt. Door jezelf offline te zetten (trek de LAN-kabel uit of schakel even je Wi-Fi uit), krijg je geen emails meer binnen. Zo voorkom je het “whack-a-mole” probleem: je verstuurt één email, je krijgt er twee terug. Dan blijf je bezig en… ben je weer reactief.

Gerichte planning

Aan de basis van het omvormen van je reactieve houding ligt een duidelijke en haalbare planning. Door te plannen weet je wat er je te wachten staat, werk je doelgerichter én krijg je meer gedaan. Voor de beste resultaten en meer informatie over planning raad ik je aan te wachten voor mijn toekomstige artikel "plannen voor resultaat". Om het beknopt te houden, ga ik hieronder enkel dieper in op wekelijkse en dagelijkse planning (deze methode is onder andere geïnspireerd door de RPM planning en OPA planning methodes).

Stap 1: wekelijkse doelstellingen

Naast je lange termijn doelstellingen en targets voor dit jaar, heb je ook onderverdelingen voor elke drie maanden en elke maand. Gebaseerd op deze targets stel je wekelijkse doelstellingen op.

Je begint met een overzicht en schrijft ALLES op (ja, alles) wat je denkt te moeten doen deze week om je doelstellingen te behalen. Je zal merken dat je automatisch begint na te denken over “hoe” je dit allemaal zal doen. Onderdruk en negeer dit. De hoe maakt tijdens deze stap niet uit en zal je enkel tegenhouden. Het belangrijkste is om alles uit je hoofd te krijgen: schrijf het op of documenteer het.

Enkele tools die je kan gebruiken:

  • blad papier en pen

  • een prikbord

  • whiteboard of blackboard

  • apps (zoals Trello)

Wil je tussendoor nog iets toevoegen aan je lijst? Geen probleem! Je zal steeds nieuwe inzichten krijgen en dat is OK. Schrijf het er gewoon bij. Alles opgeschreven? Tijd voor stap 2!

Stap 2: review en prioritiseer

Doorloop alles wat je opgeschreven hebt. Stel jezelf, per item, enkele van de volgende vragen:

- welke 20% van de items geven 80% van de output? (gebaseerd op het Pareto principe)
- wat op deze lijst helpt me het meest en onmiddellijk vooruit?
- wat moet ik écht doen? Waarom? Kan ik het links laten liggen?
- moet ik dit echt doen of is dit eerder tijdvulling?

Nu maak je een tweede lijst. Wat mag op de lijst? Alles wat je moet doen, wat je het meest vooruithelpt en het belangrijkst is.

Alle items op de eerste lijst overlopen? De tweede lijst opgesteld? Op naar de derde stap!

Stap 3: doorloop de nieuwe lijst

Neem de tweede lijst, met de belangrijkste items. Doorloop de lijst en geef elk item een rating: van 1 op 5, waarbij 1 het belangrijkst en 5 het minst belangrijkst is. Heeft elk item een rating van 1-5? Dan gaan we over naar de laatste stap.

Stap 4: dagelijkse doelstellingen

Voor je dagelijkse planning neem je de nieuwe lijst (met 1-5 ratings). Dan kies je voor vandaag 1 tot 3 items. Hiervoor houd je rekening met:

  • de 1 op 5 rating (wat is het belangrijkst?)

  • hoeveel tijd heb heb je nodig per taak?

Wees realistisch in de benodigde tijd. Zet bijvoorbeeld geen 3 taken die je niet allemaal vandaag kunt afwerken. Dit werkt alleen maar demotiverend. Experimenteer en vind wat het beste past voor jou.

De gekozen taken zijn jouw prioriteiten voor vandaag. Eenmaal deze afgewerkt zijn, kan je andere zaken van de lijst afwerken.

Opgelet: een verkeerde planning of te grote doelstellingen kan leiden tot procrastinatie. Dit komt vaak voor wanneer je niet weet hoe je een taak aanpakt of als je door het bos de bomen niet meer ziet. Het is dan ook cruciaal om correct te leren plannen en de juiste doelstellingen op te stellen.

Loop jij achter de brand aan of ben je preventief?

Met deze eenvoudige tips en tricks kan je moeiteloos veranderingen in je dag maken die onmiddellijk werken. En vergeet niet: reactief zijn is een keuze. Je kan het accepteren en het je dag laten domineren… of beslissen om het aan te pakken. Een paar tools doorvoeren of een plan opmaken.. het kost absurd weinig tijd, maar levert ontzettend veel op.

Kevin Sanders